مدیریت زمان

مجله اینترنتی تجربه لذت بخش زندگی

مدیریت زمان

به درستی گفته می شود که “ زمان منتظر هیچکس نمی ماند“. یک فرد باید ارزش زمان را برای موفقیت در همه جنبه های زندگی درک کند. افرادی که زمان را تلف می کنند کسانی هستند که در ایجاد هویت خود ناکام هستند.

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان به مدیریت موثر زمان اشاره دارد تا زمان مناسب به فعالیت مناسب اختصاص داده شود. مدیریت زمان موثر به افراد این امکان را می‌دهد که بر اساس اهمیت فعالیت‌ها، بازه‌های زمانی خاصی را به آن‌ها اختصاص دهند. مدیریت زمان به استفاده بهینه از زمان اشاره دارد زیرا زمان همیشه محدود است. از خود بپرسید کدام فعالیت مهمتر است و چه مقدار زمان باید به آن اختصاص داده شود؟ بدانید کدام کار باید زودتر انجام شود و کدام کار کمی دیرتر انجام شود. مدیریت زمان نه تنها در سازمان ها بلکه در زندگی شخصی ما نیز نقش بسیار مهمی دارد.

مدیریت زمان شامل:

برنامه ریزی موثر

تعیین اهداف و مقاصد

تعیین ضرب الاجل

تفویض مسئولیت ها

اولویت بندی فعالیت ها بر اساس اهمیت آنها

صرف زمان مناسب برای فعالیت مناسب

 برنامه ریزی موثر

روز خود را از قبل به خوبی برنامه ریزی کنید. یک لیست کارهای انجام شده یا یک “برنامه وظایف” آماده کنید. فعالیت‌های مهمی را که باید در یک روز انجام شوند، در مقابل زمانی که باید به هر فعالیت اختصاص داده شود، یادداشت کنید. کارهایی که اولویت بالایی دارند باید در صدر قرار بگیرند و به دنبال آن کارهایی قرار بگیرند که در حال حاضر به اهمیت زیادی نیاز ندارند. وظایف معلق را یکی یکی کامل کنید. کار تازه ای را شروع نکنید مگر اینکه کار قبلی خود را تمام کرده باشید. مواردی را که قبلاً تکمیل کرده اید علامت بزنید. اطمینان حاصل کنید که وظایف را در بازه زمانی تعیین شده به پایان می رسانید.

تعیین اهداف و مقاصد

کار بدون اهداف و اهداف در یک سازمان مشابه وضعیتی است که کاپیتان کشتی راه خود را در دریا گم می کند. بله، شما گم خواهید شد. اهدافی را برای خود تعیین کنید و مطمئن شوید که اهداف واقعی و قابل دستیابی هستند.

تعیین ضرب الاجل

برای خود ضرب الاجل تعیین کنید و سخت تلاش کنید تا وظایف را زودتر از موعد مقرر انجام دهید. منتظر نباشید که مافوق شما هر بار از شما بپرسد. یاد بگیرید که مالکیت کار را به دست بگیرید. یکی از افرادی که به بهترین نحو می تواند ضرب الاجل ها را تعیین کند، خودتان هستید. از خود بپرسید که چقدر زمان و برای چند روز باید به یک کار خاص اختصاص دهید. از یک برنامه ریز برای علامت گذاری تاریخ های مهم در مقابل مهلت های تعیین شده استفاده کنید.

تفویض مسئولیت ها

یاد بگیرید که در محل کار “نه” بگویید . همه چیز را به تنهایی انجام ندهید. افراد دیگری نیز هستند. نباید چیزی را قبول کرد که می داند برایش سخت است. نقش ها و مسئولیت ها باید بر اساس علاقه و تخصص کارکنان به آنها تفویض شود تا بتوانند وظایف خود را در مهلت مقرر به پایان برسانند. فردی که در مورد چیزی آگاهی ندارد نسبت به کسی که کار را خوب بلد است به زمان بیشتری نیاز دارد.

اولویت بندی وظایف

وظایف را بر اساس اهمیت و فوریت آنها اولویت بندی کنید. تفاوت بین کار مهم و فوری را بدانید. مشخص کنید کدام کارها باید در یک روز انجام شوند، همه آنها باید ظرف یک ماه انجام شوند و غیره. کارهایی که از همه مهمتر هستند باید زودتر انجام شوند.

صرف زمان مناسب برای فعالیت مناسب

عادت انجام کار درست در زمان مناسب را در خود ایجاد کنید. کاری که در زمان نامناسب انجام می شود فایده چندانی ندارد. یک روز کامل را برای کاری که می توان در یک ساعت یا بیشتر انجام داد، تلف نکنید. همچنین مدتی را برای تماس های شخصی خود یا بررسی به روز رسانی ها در فیس بوک یا توییتر اختصاص دهید. بالاخره انسان یک ماشین نیست.

برای مدیریت موثر زمان باید موارد زیر حاصل شده باشد:

سازماندهی  - از نگهداری پشته های فایل و انبوه کاغذ در ایستگاه کاری خود اجتناب کنید. آنچه را که به آن نیاز ندارید بریزید. اسناد مهم را در پوشه ها قرار دهید. فایل ها را با برچسب هایی در بالای هر فایل در کشوهای مربوطه نگه دارید. این باعث صرفه جویی در زمان می شود که به جستجوی غیر ضروری ادامه می دهد.

از زمان سوء استفاده نکنید - با پرسه زدن یا غیبت کردن زمان را نکشید. روی کار خود تمرکز کنید و تکالیف را به موقع تمام کنید. به یاد داشته باشید که سازمان شما برای انجام بازی در رایانه یا نگاه کردن به اتاقک دیگران به شما پولی نمی دهد. ابتدا کار خود را کامل کنید و سپس هر کاری که دوست دارید انجام دهید. تا آخرین لحظه منتظر نباش

تمرکز داشته باشید - برای مدیریت زمان موثر باید تمرکز داشته باشید. عادت استفاده از برنامه ریزان، سازمان دهندگان، تقویم های بالای جدول را برای مدیریت بهتر زمان ایجاد کنید. یادآوری ها را روی تلفن ها یا رایانه های شخصی خود تنظیم کنید.

مزایای مدیریت زمان

مدیریت زمان به استفاده بهینه از زمان موجود اشاره دارد. مدیریت زمان به خوبی فرد را قادر می سازد تا کار درست را در زمان مناسب انجام دهد. مدیریت زمان نقشی اساسی در زندگی شخصی و همچنین حرفه ای فرد ایفا می کند. اجازه دهید برخی از مزایای مدیریت زمان را مرور کنیم:

مدیریت زمان باعث می شود فرد وقت شناس و منظم باشد. در نتیجه مدیریت زمان موثر، زمانی یاد می گیرد که کار کند. برای استفاده عاقلانه از زمان، افراد باید در ابتدای روز یک «برنامه وظایف» یا «برای انجام» فهرستی تهیه کنند تا فعالیت‌هایی را که باید در یک روز خاص انجام شوند، با توجه به اهمیت و فوریت‌شان در برابر مشکلات یادداشت کنند. بازه های زمانی خاصی که به هر فعالیت اختصاص داده شده است به افراد حس جهت گیری در محل کار می دهد. یک فرد می داند که روزش چگونه به نظر می رسد و در نهایت بر این اساس کار می کند که منجر به افزایش بازده می شود.

در نتیجه مدیریت زمان موثرتر امور سازماندهی می شود. نگه داشتن وسایل در محل مناسب زمان جستجوی غیر ضروری اسناد، فایل های مهم، پوشه ها، لوازم التحریر و غیره را به حداقل می رساند. برای مدیریت بهتر زمان، افراد ایستگاه های کاری، مناطق مطالعه، اطاقک ها، مناطق ملاقات خود را تمیز و منظم نگه می دارند. افراد در نتیجه مدیریت زمان یاد می گیرند که کارها را به خوبی مدیریت کنند.

مدیریت زمان موثر روحیه فرد را تقویت می کند و او را با اعتماد به نفس بالا می برد. در نتیجه مدیریت زمان، افراد وظایف را در چارچوب زمانی تعیین شده انجام می دهند و باعث محبوبیت آنها در سازمان و همچنین در بین همتایان خود می شود. افرادی که ارزش زمان را درک می کنند، کسانی هستند که موفق می شوند از جمعیت جدا بایستند. افرادی که کارشان را به موقع تمام می کنند مورد توجه دیگران قرار می گیرند و همیشه در همه جا مرکز توجه هستند.

افرادی که به یک برنامه زمانی پایبند هستند کسانی هستند که اهداف و مقاصد خود را در کوتاه ترین بازه زمانی ممکن محقق می کنند. مدیریت زمان به طور موثر به کارمندان کمک می کند تا اهداف را خیلی زودتر از موعد مقرر برآورده کنند و کار را درست در زمانی که لازم است به پایان برسانند.

مدیریت زمان موثر به کارمند کمک می کند تا به سرعت به اوج موفقیت برسد و برای مدت طولانی تری در اوج بماند. کارمندی که فقط به خاطر کار کردن کار می‌کند، نمی‌تواند تصوری ایجاد کند و هرگز در محل کار جدی گرفته نمی‌شود. مدیریت زمان موثر در افزایش بهره وری افراد نقش اساسی دارد. زمانی که افراد زمان خود را به خوبی مدیریت کنند، خروجی به طور قابل توجهی افزایش می یابد.

مدیریت زمان بهتر به برنامه ریزی بهتر و در نهایت پیش بینی بهتر کمک می کند. افراد یاد می‌گیرند که برای کارها به خوبی برنامه‌ریزی کنند و می‌دانند که در پنج سال آینده دقیقاً در کجا ایستاده‌اند.

تحقیقات می گوید افرادی که وظایف خود را به موقع انجام می دهند کمتر در معرض استرس و اضطراب هستند. به یاد داشته باشید که اتلاف وقت و هدر دادن بعداً فایده ای ندارد. کارهای معلق را به موقع به پایان برسانید و سپس زمان کافی برای دوستان، اقوام و اعضای خانواده خود خواهید داشت.

مدیریت زمان فرد را قادر می سازد تا وظایف و فعالیت ها را در محل کار اولویت بندی کند. سنگین ماندن احمقانه است. هیچ چیز و هر چیزی را که سر راهتان می آید نپذیرید.

مدیریت زمان به فرد کمک می کند تا یک رویکرد برنامه ریزی شده در زندگی اتخاذ کند.

تکنیک های مدیریت زمان

مدیریت زمان به استفاده خردمندانه از زمان برای دستیابی به موفقیت در زندگی اشاره دارد. مدیریت زمان به فرد کمک می کند تا از زمان به بهترین شکل ممکن استفاده کند. برای افراد اهمیت دادن به زمان و اختصاص زمان مناسب به فعالیت مناسب ضروری است.

اجازه دهید برخی از تکنیک های مدیریت زمان را مرور کنیم:

اولویت های خود را تعیین کنید. بدانید که همه چیز باید به صورت فوری انجام شود. یک فهرست انجام کار یا برنامه وظایف را برای یادداشت کارهایی که باید انجام دهید با توجه به زمان تعیین شده برای هر فعالیت آماده کنید. وظایف با اولویت بالا باید در بالا نوشته شود و به دنبال آن کارهایی که می توانند کمی بعدتر انجام شوند. مطمئن شوید که به لیست وظایف خود پایبند هستید.

اطمینان حاصل کنید که تکالیف خود را در بازه زمانی تعیین شده به پایان می رسانید. کارهایی را که قبلاً تمام کرده اید علامت بزنید. اگر وظایف خود را زودتر از موعد مقرر به پایان رساندید، از خود یک شکلات پذیرایی کنید.

تفاوت بین کار فوری و مهم را درک کنید. کار خود را به خوبی مدیریت کنید. روز خود را با چیزی که چندان مهم نیست و می توان کمی دیرتر انجام داد آغاز نکنید. ابتدا آنچه را که فوری و مهم است تمام کنید. منتظر یادآوری رئیس خود نباشید.

متمرکز بمانید. در صورت نیاز به انجام برخی کارهای فوری، ایستگاه کاری خود را ترک نکنید. قدم زدن در وسط یک کار فوری، تداوم را از بین می برد و فرد تمایل دارد تمرکز خود را از دست بدهد. افرادی که زمان را در محل کار از بین می برند، تحمل استرس در محل کار را دشوار می دانند.

زمانی را برای استراحت، چای، گشت و گذار در اینترنت، تماس های شخصی و غیره در برنامه روزانه خود قرار دهید. مهم است. انسان ماشینی نیست که بتواند هشت تا نه ساعت در حالت کششی کار کند. نیم ساعت تا چهل و پنج دقیقه را برای بررسی به‌روزرسانی‌ها در سایت‌های شبکه‌های اجتماعی، تماس با دوستان یا خانواده خود یا رفتن برای استراحت سیگار و غیره اختصاص دهید.

اهداف واقع بینانه و قابل دستیابی را برای خود تعیین کنید. بدانید که باید به چه چیزی برسید و در چه مدت زمانی؟ به خودت دروغ نگو. اختصاص یک ساعت به کاری که خودتان می دانید به زمان بسیار بیشتری نیاز دارد، منطقی نیست.

بیش از حد به خود فشار نیاورید. اگر احساس می کنید نمی توانید یک تکلیف خاص را در مهلت تعیین شده انجام دهید، قاطعانه به رئیس خود نه بگویید. نگران نباشید، او احساس بدی نخواهد داشت. احتمالاً او می تواند همین کار را به هر یک از همکاران شما اختصاص دهد. کارهایی را بپذیرید که واقعاً به آنها اطمینان دارید.

منضبط و وقت شناس باشید. از گرفتن مرخصی های غیر ضروری از محل کار خودداری کنید مگر اینکه شرایط اضطراری وجود داشته باشد. به موقع به محل کار خود برسید زیرا به شما کمک می کند روز خود را بهتر برنامه ریزی کنید.

اشیا را در جای مناسب خود نگه دارید. فایل ها باید در کشوهای مربوطه نگهداری شوند. اسناد مهم را منگنه کنید و در یک پوشه مناسب قرار دهید. یاد بگیرید که کمی منظم تر باشید. این باعث صرفه جویی در وقت شما می شود که به جستجوی غیر ضروری ادامه می دهد.

سازمان خود را صرفاً به عنوان یک منبع پول در نظر نگیرید. نگرش خود را تغییر دهید در ساعات اداری از انجام بازی با رایانه یا تلفن همراه خودداری کنید. غیرحرفه ای است. فقط زمانی که رئیستان در اطراف است کار نکنید. مالکیت کار در درازمدت به شما پول می دهد.

عادت استفاده از سازمان دهنده را در خود ایجاد کنید. این به شما کمک می کند تا کارها را بهتر برنامه ریزی کنید. یک دفترچه یادداشت و یک خودکار در دست داشته باشید. شماره تماس یا شناسه ایمیل را روی کاغذهای شل ننویسید. نیمی از وقت خود را برای جستجوی آنها تلف خواهید کرد. ایمیل های خود را مدیریت کنید برای هر مشتری پوشه های جداگانه ایجاد کنید. دسکتاپ خود را شلوغ نکنید.

مجله اینترنتی تجربه لذت بخش زندگی

مجله عمومی روانشناسی و توسعه فردی

مدیر مسئول: محمود دلیر عبدی نیا

روانشناس تربیتی با دیدگاه شناختی

دانش آموخته دانشگاه تهران

لطفا نظرات و پیشنهادات خود را از طریق بخش نظرات مجله اینترنتی روان تنظیم و یا از طریق ایمیل برای ما ارسال کنید.

استفاده از مطالب ارائه شده در این پایگاه، صرفا با ذکر منبع آزاد می باشد.